Efficiënt reflecteren met audio-opnames en sensoren.

In Nederland zijn er veel gezinnen met serieuze problemen, bijvoorbeeld bij de opvoeding van een kind of financiële problemen.

Wanneer gezinnen met heftige problematiek niet uit deze problemen komen kan er via een rechter een gezinsmanager worden aangesteld. Gezinsmanagers helpen bij het creëren van een veilige en leefbare situatie door te observeren, in gesprek te gaan met het gezin en samen te werken met verschillende instanties (bijvoorbeeld een therapeut).

Gezinsmanagers werken samen in een team vanuit bureau Jeugdzorg. Door wekelijks overleg (casuïstiek) helpen zij elkaar zichzelf verder te ontwikkelen. Vanuit hen kwam de vraag aan de Hogeschool van Amsterdam:

“Hoe kan een digitale oplossing gezinsmanagers ondersteunen bij een effectieve en efficiënte ontwikkeling?”

Research

Om erachter te komen waar de effectieve en efficiënte ontwikkeling beter kan of spaak loopt, heb ik het SUE-model gehanteerd als leidraad voor mijn onderzoek. Het SUE-model is een designmethode die is gemaakt voor het veranderen gedrag. Door middel van interviews met gezinsmanagers, gezinsmanagerscoaches en het lectoraat voor kwaliteit en effectiviteit in de zorg voor jeugd ben ik tot de volgende inzichten gekomen.

Keyinsights

• Primair zorgen gezinsmanagers voor de gezinnen, door de hoge werkdruk komen zij niet aan zelfontwikkeling toe.
• Huidige reflectiemethodes zijn verouderd en niet inzichtelijk. Het bestaat voornamelijk uit papieren formulieren waar vervolgens weinig mee wordt gedaan.
• Reflecteren is noodzakelijk voor zelfontwikkeling. Het bevordert het proces voor de veiligheid van het kind op het moment dat een gezinsmanager zijn/haar valkuilen verbetert.
• Het werkoverleg vindt maar één keer per week plaats terwijl het belangrijk is om op ieder moment terug te kunnen kijken door middel van reflectie op vraagstukken.
• De meest effectieve manier om jezelf te kunnen analyseren is aan de hand van audio- en video-opnames. Doordat het een kwetsbare groep is, moet er aandacht worden besteed aan de verwerking van opnames zodat hier geen misbruik van kan worden gemaakt.

Design challenge

Hoe kan een digitale interactieve toepassing gezinsmanagers helpen om de leerpunten van gezinsmanagers inzichtelijk te krijgen aan de hand van hun methodiek?

Dit moet ervoor zorgen dat zij in hun ontwikkelingsproces weten wat hen te doen staat óf er hulp bij kunnen vragen, zonder dat de huidige werkdruk wordt vergroot. Met als gevolg dat de kwaliteit van de gezinsmanagers hoger wordt waardoor de veiligheid van de kinderen eerder kan worden gewaarborgd.

Ideation

Schetsen

Op basis van mijn onderzoek heb ik vele ideeën geëxploreerd. De onderstaande schets is het eindconcept geworden.

Look and feel

Op basis van een ervaringseigenschappen onderzoek heb ik vier woorden gekozen voor de look and feel van het uiteindelijke ontwerp. Deze heb ik verwerkt in een moodboard.

Prototyping

Userproces flow

Na het divergeren en weer convergeren ben ik aan de slag gegaan met het maken van een userproces flow, waarin alle acties voorkomen die een gebruiker moet doorlopen om bij het doel te komen.

FFP-methodiek herschrijven

De gezinsmanagers maken gebruik van een methodiek met kernelementen (categorieën) en gedragsindicatoren. In de methodiek zat veel overlap tussen de verschillende gedragsindicatoren. Daarom heb ik ervoor gekozen om de stoute schoenen aan te trekken en de gedragsindicatoren te hergroeperen zodat het gebruikt kan worden als een keuzemenu om snel te kunnen reflecteren.

Sitemap

Op basis van de Userproces flow heb ik een sitemap gemaakt om de informatie per pagina te kunnen beoordelen en eventueel aan te passen zodat de informatie niet te veel wordt voor de gebruiker.

Iteraties

Op basis van expert reviews, peer reviews en testen ben ik gaan itereren om tot het eindconcept te komen. De grootste verandering is dat de leerpuntenfeed in één oogopslag aangeeft waaraan gewerkt moet worden.

Solution

Rabbit Reflection biedt gezinsmanagers de mogelijkheid om snel en eenvoudig te kunnen reflecteren op belangrijke momenten uit een gesprek.

De oplossing bestaat uit een applicatie die verbonden is met een smartwatch, tijdens een gesprek wordt ook een geluidsopname gemaakt. Door middel van een hartslagsensor en transpiratiesensor worden korte audiofragmenten uit de volledige opname van het gesprek gehaald op basis van de gemeten spanning. Hierdoor worden de belangrijke momenten om op te reflecteren uit het gesprek gefilterd voor een sneller/inzichtelijker analyse proces, dat verklaart de naam Rabbit (snel) Reflection (reflecteren). Vervolgens kunnen zij per fragment reflecteren aan de hand van vooraf opgestelde reflecties uit hun FFP-methodiek. Mocht de juiste reflectie er niet tussen staan kan deze altijd worden toegevoegd.

Na afloop van het reflecteren kan de gezinsmanager vanuit een overzicht alle ingevulde reflecties bekijken per gedragsindicator. Met dit overzicht weet de gezinsmanager waar die zich in kan ontwikkelen en kan op basis van deze uitkomsten invulling geven aan een gesprek met een collega of de casuïstiek.

Privacy

Alle gezinnen die een gezinsmanager hebben krijgen deze toegewezen door een rechter. Dit kan ervoor zorgen dat er geen vertrouwensband is tussen de gezinsmanager en gezinnen. Op het moment dat een gezinsmanager dan gesprekken op gaat nemen kan dit overkomen alsof het wordt gebruikt als bewijslast.

Vandaar dat er meerdere elementen in het concept zitten die hier rekening mee houden:

• Er wordt gevraagd om officiële toestemming van het gezin en zonder toestemming zal een opname niet gemaakt kunnen worden.
• Fragmenten uit gesprekken worden na twee weken verwijderd zodat gezinsmanagers niet in de verleiding kunnen komen te staan om het tegen het gezin te gebruiken.
• De gezinsmanager heeft altijd de keuze om een gesprek wel of niet op te nemen. Mocht de gezinsmanager de keuze maken het gesprek niet op te nemen dan kan die op basis van het gesprek alsnog een reflectie invullen.

Conclusion

Uit één de testen van het prototype kwam naar voren dat de techniek achter Rabbit Reflection door veel verschillende factoren te beïnvloeden is. Dit komt doordat de spanningsmeting wordt gedaan op basis van twee variabelen: hartritmevariabiliteit en transpiratie. Wel is uit de testen gebleken dat het een redelijke indicatie geeft en daardoor wel een goed hulpmiddel is voor het maken van een analyse van het gesprek. Doordat gezinsmanagers het heft in eigen handen blijven houden bij het invullen van de reflectie, kunnen zij factoren die eventueel de meting zouden kunnen beïnvloeden meenemen in de overweging van hun reflectie.

Volledige doorloop van de applicatie:

Learnings

Gedragsverandering (BJ Fogg)

Dit project stond in thema van gedragsverandering. Hiervan heb ik veel geleerd over hoe het model van BJ Fogg (behaviour = trigger x motivation x ability) bepalend is voor het behalen van het doel en welke tools je hiervoor kan gebruiken om erachter te komen (bijvoorbeeld het SUE-framework).

Hidden design

Ik heb leren werken met het maken van een hidden design. Dit is een techniek waarbij de oplossing wordt getoetst zonder dat de testpersoon het doorheeft, op een verantwoorde manier. Hierdoor wordt de uitslag van deze test minder beïnvloed en stijgt de waarde van de uitkomst.

Bekijk ook mijn andere werk:

Vocab

Woordenschat vergroten met een Voice-Interface.